Ben jij bezig met een aangifte erfbelasting? Dan moet je waarschijnlijk het protocolnummer van de notaris invullen. Hierbij gaat het om de notaris bij wie de overledene zijn of haar laatste testament heeft ondertekend. In dit blog vertel ik waar je kunt zoeken naar het protocolnummer van de notaris.
Waarom vraagt de belastingdienst naar het protocolnummer?
In heel Nederland zijn er ongeveer 900 notariskantoren. In totaal bewaren deze kantoren miljoenen testamenten. Het originele testament ligt altijd bij de notaris in de kluis, tenzij het testament heel oud is. In dat geval ligt het testament in het centrale archief van de overheid. Alle testamenten worden geregistreerd bij het Centraal Testamentenregister (CTR). Na iemands overlijden wordt automatisch een kopie van het laatste testament opgestuurd aan de belastingdienst. Dit gaat buiten de erfgenamen om.
Het valt niet te voorkomen dat er af en toe een fout wordt gemaakt bij de registratie. Denk bijvoorbeeld aan het geval dat het laatste testament van de overledene per ongeluk is gekoppeld aan een andere persoon met dezelfde naam en dezelfde geboortedatum. Het laatste testament dat in het CTR staat is in werkelijkheid dan het voorlaatste testament van de overledene. In die situatie krijgt de belastingdienst dus het verkeerde testament toegestuurd van de notaris. Gelukkig is dit erg zeldzaam, maar het valt niet uit te sluiten.
Om deze reden vraagt de belastingdienst in de aangifte erfbelasting om het protocolnummer van de notaris en de datum waarop het laatste testament is getekend. De datum is van belang omdat het heel gebruikelijk is dat iemand bij dezelfde notaris (en dus onder hetzelfde protocolnummer) meerdere testamenten heeft gemaakt. Door deze informatie voor de zekerheid op te vragen bij de erfgenamen kan de belastingdienst mogelijke fouten of vergissingen ontdekken.
Je vindt het protocolnummer niet in het afschrift van het testament
Het originele testament ligt in beginsel dus bij de notaris in de kluis. De papieren kopie die je zelf in bezit hebt is een “afschrift”. Dat is een officiële kopie van het testament met op de laatste pagina de handtekening en het ambtsstempel van de notaris. De handtekening van de overleden testateur staat dus niet op het afschrift.
Bovenaan het testament staat meestal een nummer. Normaal gezien is dat het dossiernummer. Je herkent dit nummer vaak aan een jaartal en de initialen van de notaris of de dossierbehandelaar.
Daarnaast heeft ieder testament een eigen nummer in het repertorium van de notaris. De allereerste akte van de notaris heeft uiteraard nummer 1. De meeste notarissen passeren hooguit enkele duizenden akten per jaar. Het kan zijn dat het aktenummer op het afschrift staat vermeld.
Beide nummers (het dossiernummer en het aktenummer) moet je niet verwarren met het protocolnummer. Er zijn andere manieren waarop je kunt zoeken naar het protocolnummer van de notaris.
Het protocolnummer vinden van een notaris die nog in functie is
Je vindt alle notarissen die nog in functie zijn bij het Register Notariaat. In dit register kun je zoeken op achternaam. Het zoeken in het register werkt niet altijd even handig. Als de gezochte notaris niet direct verschijnt bij de resultaten, probeer dan eens te zoeken zonder de voorvoegsels bij de achternaam. Krijg je nog steeds geen resultaat? Kijk dan even op de website van het notariskantoor. Mogelijk staat de notaris met een andere achternaam in het register omdat hij of zij in de tussentijd is getrouwd of gescheiden.
Soms staan er bij één notaris meerdere protocolnummers in het register. Het actieve protocolnummer is het nummer waarbij wel een “Datum start” staat maar geen “Datum eind”. Dit is het nummer wat je gebruikt in de aangifte.
De vestigingsplaats is de gemeente waarin de notaris is benoemd. Deze informatie vind je ook in het register. Heb je daarnaast nog het kantooradres of postadres nodig van de notaris? Dat adres kun je vinden op deze pagina. Als je een plaatsnaam invult, krijg je van alle notariskantoren in die plaats het officiële kantooradres te zien.
Het protocolnummer zoeken van een notaris die met pensioen is
Het protocol van een notaris is persoonlijk. Als een notaris van kantoor verwisselt is het gebruikelijk om de akten mee te nemen naar het nieuwe kantoor. Gaat een notaris met pensioen? Dan wordt het protocol overgedragen aan een opvolger. Een gestopte notaris heeft altijd een opvolger of een tijdelijke waarnemer. Is het kantoor opgeheven? Dan wordt het protocol toegewezen aan een andere notaris in de buurt. Die andere notaris heeft vervolgens behalve zijn eigen actieve protocolnummer ook een niet-actief protocolnummer van een oud-notaris onder zich.
Notarissen die met pensioen zijn vind je niet meer in het Register Notariaat. In plaats daarvan moet je eerst kijken in dit register. Hier kun je de achternaam invoeren en kijken wie de ambtsopvolger is van de gepensioneerde notaris. Vervolgens moet je de ambtsopvolger opzoeken in het Register Notariaat.
Staat er bij de ambtsopvolger maar één protocolnummer? Dan heeft die notaris het kantoor van zijn voorganger overgenomen en hebben beide notarissen (de oude en de nieuwe) dus hetzelfde protocolnummer. Je kunt dit checken door op het nummer te klikken. Onderaan de pagina zie je een chronologische lijst van de protocolhouders met dit nummer.
Staan er bij de ambtsopvolger meerdere protocolnummers in het register? Dan is één van die nummers het protocolnummer van de gepensioneerde notaris. Maak niet de fout om te denken dat het protocolnummer met een “Datum eind” het nummer is van de oud-notaris. Het is mogelijk dat de huidige notaris de benoemde opvolger van de oud-notaris is en dus hetzelfde protocolnummer gebruikt. Het inactieve protocolnummer kan van een compleet andere notaris zijn wiens kantoor niet meer bestaat. Door op het nummer te klikken krijg je de ambtsvoorgangers te zien in hetzelfde protocol. Op die manier kun je het juiste nummer vinden. Lukt het nog steeds niet om op deze manier het juiste nummer te vinden? In dat geval kun je het beste even bellen met het betreffende notariskantoor om te vragen welk nummer bij wie hoort.
Wat vul je in bij een kandidaat-notaris of toegevoegd notaris?
Een kandidaat-notaris mag akten passeren zodra hij of zij waarnemingsbevoegd is. Deze akten behoren tot het protocol van de waargenomen notaris. Een kandidaat-notaris heeft dus geen eigen protocolnummer. Is het testament ondertekend door een kandidaat-notaris? Dan moet je in de aangifte de gegevens van de waargenomen notaris invullen. Je vindt de naam van de notaris in de eerste regels van het testament.
Voor een toegevoegd notaris geldt hetzelfde wat het protocolnummer betreft. Een toegevoegd notaris heeft wel een eigen ambtsstempel maar geen eigen protocol. Je moet dus de gegevens invullen van de notaris in wiens protocol de toegevoegd notaris het testament heeft gepasseerd.
Is de kandidaat-notaris of toegevoegd notaris gestopt met werken of in dienst getreden bij een andere notaris? Dan moet je nog steeds de notaris invullen wiens naam bovenaan het testament staat.
Tot slot bestaat ook nog de mogelijkheid dat een notaris is gedefungeerd en daarna opnieuw is benoemd. Dit is zeldzaam, maar het komt voor. De notaris heeft op dit moment dan een ander protocolnummer dan voorheen. Je kunt het oude nummer in dat geval zoeken op dezelfde manier als ik hierboven omschreef voor het protocolnummer van een gepensioneerde notaris.
Meer lezen?
- Zo kom je aan een kopie van het laatste testament.
- Erfenis naar de langstlevende gegaan? Bespaar erfbelasting met deze truc!
- Zo checkt de belastingdienst of je de aangifte juist hebt ingevuld.
- Meer blogs over erfbelasting.
