De belastingdienst registreert alleen akten waarvan registratie wettelijk vereist is voor de geldigheid. Een andere onderhandse akte kun je nog wel laten registreren bij de notaris. In dit blog ontdek je hoe dat werkt.
Welke akten kun je registreren bij de belastingdienst?
Bij de belastingdienst kun je de volgende akten laten registeren:
- Een akte waarbij je een pandrecht vestigt op een roerende zaak, op een recht aan toonder, of op het vruchtgebruik van een zodanige zaak of recht. Klik hier voor het wetsartikel.
- Een akte waarbij je pandrecht vestigt op een tegen één of meer bepaalde personen uit te oefenen recht dat niet aan toonder of order luidt, of op het vruchtgebruik van een zodanig recht. Klik hier voor het wetsartikel.
- Een akte die je opmaakt voor de stille cessie van vorderingen. Klik hier voor het wetsartikel.
- Een akte waarbij je aandelen op naam in een beursgenoteerde vennootschap levert.
Je vindt de regels voor de registratie van een onderhandse akte bij de belastingdienst in de Registratiewet 1970 en de Uitvoeringsregeling Registratiewet 1970.
Stel dat twee advocaten een jaar lang onderhandelen namens partijen bij een grote zakelijke transactie. Met de deal zijn grote bedragen gemoeid. Het resultaat is een contract van een paarhonderd pagina’s. Ik kan me voorstellen dat je in zo’n geval een exemplaar in bewaring wilt geven aan een onafhankelijke partij. Dit kan bij de notaris. Daarmee staat vast dat het contract bestond op een bepaalde datum. Ontstaat er over tientallen jaren een discussie over de gemaakte afspraken? Dan kun je een kopie van het originele document opvragen bij de notaris.
Hoe werkt het registreren van een onderhandse akte bij de notaris?
Het idee van de registratie van een akte bij de belastingdienst is dat daarmee vaststaat dat de akte op een bepaalde datum bestond. Deze zekerheid wordt ook geboden door de notariële akte. Want elke notariële akte is gedateerd en genummerd en wordt (met uitzondering van een testament) digitaal geregistreerd bij de belastingdienst.
Op grond van de Wet op de notarisambt mag de notaris een onderhandse akte in ontvangst nemen en opnemen in het protocol. Dit gebeurt door het opstellen van een notariële akte waaraan de onderhandse akte als bijlage wordt gehecht. Hiervoor gelden twee wettelijke eisen:
- De notaris moet kennis nemen van de inhoud van de onderhandse akte. Daarmee wordt voorkomen dat zaken in de kluis belanden die het daglicht niet kunnen verdragen. Denk aan illegale contracten tussen criminelen.
- De verzoeker moet een redelijk belang hebben bij de registratie. Als dat niet het geval is, mag de notaris de registratie weigeren.
Een verschil met registratie bij de belastingdienst is dat de notaris de akte bewaart in de kluis. De belastingdienst doet dat niet. Als je daar een akte laat registeren, krijg je het origineel weer mee. Als de notaris een onderhandse akte opneemt in het protocol, kun je het origineel later niet meer terugvragen. Je kunt alleen een officiële kopie krijgen.
Tips voor registratie bij de notaris
Het registreren van een onderhandse akte bij de notaris zorgt er voor dat een contract op een veilige manier bewaard wordt door een onafhankelijke partij. Bespreek met de notaris de volgende punten voordat je een akte laat deponeren:
- Door de registratie staat vast dat het document bestaat op een bepaalde datum. Maar dit is iets anders dan de geldigheid van de afspraken of de echtheid van de handtekeningen. Registratie betekent niet dat de notaris instaat voor de geldigheid. Als je dat wel wilt, moet je de overeenkomst in een notariële akte laten vastleggen. Wel kan de notaris instaan voor de echtheid van de handtekeningen op een onderhandse akte. Dit kan door de handtekeningen te laten legaliseren door de notaris. Dit is een extra handeling, die los staat van de deponering.
- Stem met de notaris af wie het recht heeft om een kopie van de akte op te vragen. Want de wet is hier niet heel duidelijk over. Mogelijk kun je hierover iets opnemen in de depotakte.
Meer lezen?
Veelgestelde vragen:
Wat is een onderhandse geregistreerde akte?
Een akte is een ondertekend geschrift, bestemd om tot bewijs te dienen. Een authentieke akte is een in de vereiste vorm door een officiële ambtenaar opgemaakte akte. Onderhandse akten zijn alle overige akten, die dus niet authentiek zijn. Een voorbeeld is een door de makelaar opgestelde koopakte. Sommige onderhandse akten kun je laten registreren bij de belastingdienst. Een voorbeeld is een onderhandse geregistreerde akte waarbij je een pandrecht vestigt op een roerende zaak.
Waar kan ik een document laten registreren?
Een zeer beperkt aantal documenten kun je laten registreren bij de belastingdienst. Alle overige documenten kun je door een notaris laten opnemen in het protocol. Dit geeft een vergelijkbare bewijskracht over de datum en het bestaan van een document.
Wanneer is een notariële akte verplicht?
Een notariële akte is alleen verplicht wanneer de wet dit voorschrijft. Voorbeelden zijn een hypotheekakte, een testament of huwelijkse voorwaarden. Andere akten mag je naar keuze onderhands of notarieel opstellen. Voorbeelden zijn een koopakte, een geldlening of een bankvolmacht.