Handleiding Executeur Testamentair

In de wet staat wat de rechten en plichten zijn van de executeur. Maar een gedetailleerde handleiding voor de executeur testamentair vind je er niet. Dit komt doordat elke erfenis uniek is. De erfenis kan groot of klein zijn, ingewikkeld of eenvoudig. Wie ooit een erfenis heeft afgewikkeld kan er over mee praten. Zelf heb ik als kandidaat-notaris en toegevoegd notaris al heel wat nalatenschappen afgewikkeld. Dit blog kun je zien als een soort checklist voor de executeur testamentair, waarin ik mijn belangrijkste tips heb verzameld.

Het aanvaarden van je taak

De eerste stap die je moet zetten is de aanvaarding van je benoeming. De erflater heeft jou tot executeur benoemd in zijn of haar testament. Maar dit betekent nog niet dat je executeur bent. Het aanvaarden van je benoeming kan namelijk pas na het overlijden van de erflater. Op dat moment mag je de benoeming nog weigeren. Bijvoorbeeld in het geval dat je leeftijd of gezondheid het niet toestaat om de afwikkeling op te pakken.

Als je de benoeming aanvaardt en begint met de afwikkeling, dan moet je de klus ook afmaken. Je mag niet zo maar de handdoek in de ring gooien als executeur. Als je wilt stoppen tijdens de afwikkeling dan moet je officieel ontslag aanvragen bij de kantonrechter.

Is er geen testament of staat er geen executeursbenoeming in het testament? Dan kun je op twee andere manieren bevoegd worden om de erfenis af te wikkelen. De eerste optie is dat de erfgenamen een zogenoemde boedelvolmacht verlenen aan jou. De tweede optie is dat de rechter jou benoemt tot vereffenaar. De eerste optie heeft altijd de voorkeur omdat je dit bij de notaris kunt regelen. Voor de tweede optie heb je een advocaat nodig die een verzoekschrift indient bij de rechtbank. Dat is een stuk duurder.

• Zo kom je er achter waar het laatste testament ligt en wat er in staat.
• Meer informatie als je nog twijfelt over het executeurschap.
• Krijg je wel of geen beloning als executeur? Hier vind je het antwoord.

Ben je behalve executeur ook erfgenaam? Denk er dan aan om direct ook een keuze te maken voor zuivere aanvaarding of beneficiaire aanvaarding van de erfenis. Als je aan de slag gaat met de afwikkeling dan kan dit juridisch gezien worden als een zuivere aanvaarding van de erfenis. Wil je beschermd zijn tegen schulden? Aanvaard de erfenis dan zo snel mogelijk beneficiair. Let op: als een beneficiair aanvaarde erfenis negatief blijkt te zijn ben je niet meer bevoegd als executeur!

De eerste stappen die je meteen moet zetten

1. De uitvaart

Vanzelfsprekend is de uitvaart het eerste wat geregeld moet worden. Iemand moet hier formeel opdracht voor geven. Dit heeft onder andere tot gevolg dat diegene persoonlijk garant staat voor de betaling van de rekening. Als executeur vertegenwoordig jij de erfgenamen bij de bank. Het is dus logisch dat jij als executeur ook een handtekening zet voor de uitvaart. De kosten van de uitvaart hebben voorrang boven de andere schuldeisers van de nalatenschap. Is de erfenis te klein om de uitvaart te bekostigen? Realiseer je dan dat jouw handtekening onder de opdracht betekent dat je de rekening zelf moet betalen.

Op grond van de wet moet de uitvaart worden geregeld overeenkomstig de vermoedelijke wensen van de overledene. Hopelijk heeft hij of zij daarover iets op papier gezet. Bijvoorbeeld door een wensenlijst in te vullen en die bij het testament te bewaren. Het originele testament ligt altijd bij de notaris in de kluis. De testateur krijgt alleen een officiële kopie mee naar huis. Dit wordt ook wel een “afschrift” genoemd. Soms zijn de uitvaartwensen opgenomen in het testament, maar dit is niet gebruikelijk. Mogelijk zijn de wensen van de overledene in het verleden al geregistreerd bij de uitvaartverzorger of bij de uitvaartverzekeraar.

Je kunt het je haast niet voorstellen, maar conflicten over de uitvaart leiden soms zelfs tot rechtszaken! Hopelijk overkomt jou dat niet.

2. Het veilig stellen van de bankrekening

Een belangrijke stap is het veiligstellen van de banksaldi. Uiteraard is het niet de bedoeling dat iemand de pinpas van de overledene nog gebruikt. Hetzelfde geldt voor de eventuele (bank)volmachten die de overledene heeft verleend. Deze zijn gestopt door het overlijden en mogen dus niet meer worden gebruikt.

Bij twijfel is het verstandig om de bankrekeningen van de overledene tijdelijk te laten blokkeren. Op de websites van de Rabobank, ABN AMRO Bank en ING Bank kun je vinden hoe dit werkt. Mogelijk heb je hiervoor een zogenoemde “akte van overlijden” nodig. Dit is een officieel document van de gemeente waarmee je kunt aantonen dat iemand is overleden. Het is gebruikelijk dat je dit document op korte termijn ontvangt via de uitvaartverzorger.

Het deblokkeren van de bankrekening (waardoor jij als executeur betalingen kunt doen) kan met een zogenoemde “verklaring van executele”. Daarover later meer.

Laat de overledene een effectenportefeuille na? Wijs de erfgenamen dan zo snel mogelijk op het volgende. Het koersrisico komt altijd voor rekening van de erfgenamen. Gaat de koers omlaag, dan krijgt een erfgenaam dus minder. Maar de erfbelasting wordt altijd berekend over de koers op het moment van overlijden. Ook als de aandelen daarna minder waard worden. De erfbelasting loopt maximaal op tot 40%. Zijn de erfgenamen het onderling niet eens over het verkopen of aanhouden van de effecten? Dring dan aan op een verkoop. Als een erfgenaam zo graag wil beleggen, dan moet hij dat maar met zijn eigen geld doen.

3. Het in beheer nemen van de woning en de inboedel

Als executeur heb je officieel de taak om de erfenis te beheren. Dit ziet ook op de woning en de inboedel. Deze taak is extra belangrijk indien de overledene de enige bewoner was. Zorg er in dat geval voor dat je alle sleutels in bezit krijgt. Ben je er niet zeker van of je alle sleutels hebt? Laat dan de sloten verwisselen.

Sta er bij stil dat de inboedel mogelijk niet meer volledig verzekerd is tegen alle risico’s. Dit is vooral van belang als er sieraden, kunst, antiek of andere waardevolle bezittingen zijn. Vraag eventueel of iemand op het huis wil passen tijdens de uitvaart. Je hoort vaak dat inbrekers op dat moment hun slag proberen te slaan!

Na de aanvaarding van je taak als executeur is het een goed idee om zo snel mogelijk de volledige inboedel te fotograferen. Neem een uurtje de tijd om een paarhonderd foto’s te maken met je smartphone. Maak overzichtsfoto’s van elke ruimte en detailfoto’s van de inhoud van kasten en dergelijke. Er ontstaan regelmatig welles-nietes-discussies over verdwenen spullen. Als je alles op de foto zet, kun later precies bewijzen wat er was op het moment dat jij aan de slag ging.

4. Belangrijke post van instanties

Je mag er van uit gaan dat meerdere instanties nog brieven en overzichten gaan sturen naar het adres van de overledene. Moet je op korte termijn de sleutel van de woning inleveren bij de verhuurder? Zorg dan dat de post bij jou terecht komt. Indien de overledene in een verpleeghuis woonde, dan kun je misschien praktische afspraken maken met de receptie. Woonde de overledene zelfstandig? Overweeg dan om de nabestaandenservice van PostNL te gebruiken.

Naar de notaris

Heb je een notaris nodig om de erfenis af te wikkelen? Dat ligt er aan. In ongeveer de helft van alle erfenissen wordt een zogenoemde “verklaring van erfrecht” gemaakt. Dat is een verklaring van de notaris waarin staat wie de erfgenamen zijn en wie bevoegd is om de erfenis af te wikkelen. Je kunt zo’n verklaring bijvoorbeeld nodig hebben om toegang te krijgen tot een geblokkeerde bankrekening. Of je kunt hem nodig hebben om een verzekering uit te laten keren of om een verkoopopdracht te kunnen geven aan een makelaar.

Je kunt ook een verklaring van erfrecht laten maken waarin alleen maar staat dat jij bevoegd bent om als executeur de erfenis af te wikkelen. In deze verklaring staat nog niet wie de erfgenamen zijn en hoe zij de erfenis hebben aanvaard (zuiver of beneficiair). Een dergelijke verklaring wordt ook wel een “verklaring van executele” genoemd. De reden om te kiezen voor deze eenvoudige variant is dat hij sneller klaar is dan een uitgebreide verklaring van erfrecht. Dit betekent dat je de verklaring eerder hebt en dus sneller aan de slag kunt als executeur. Tip: hier kun je online een verklaring van executele aanvragen. Het is goedkoper en sneller dan bij je eigen notaris.

Als je geen haast hebt, dan kun je ook direct een volledige verklaring van erfrecht laten opstellen. Goed om te weten: iedere notaris kan een verklaring van erfrecht opstellen. Je bent dus vrij in de keuze voor een notaris en hoeft niet terug te gaan naar de notaris die het testament heeft opgesteld.

Het informeren van de erfgenamen

Op grond van de wet moet de executeur aan een erfgenaam “alle door deze gewenste inlichtingen omtrent de uitoefening van zijn taak geven”. Hieruit zou je kunnen afleiden dat de bal bij de erfgenamen ligt om jou te vragen om informatie. Vanzelfsprekend is het ook de bedoeling dat je als executeur uit eigen beweging de erfgenamen informeert. Ik raad je aan om in ieder geval de volgende 3 dingen te doen:

• Informeer de erfgenamen over het feit dat ze erfgenaam zijn. Laat je een verklaring van executele of een verklaring van erfrecht maken? Dan wordt van de betreffende notaris verwacht dat hij de erfgenamen hiervan op de hoogte stelt. Het is verstandig om dit moment voor te zijn en zelf de erfgenamen al een kopie van het testament toe te zenden. Vraag de erfgenamen ook om een keuze te maken tussen zuivere aanvaarding, beneficiaire aanvaarding of verwerping. Uiteraard stel je ook de eventuele legatarissen op de hoogte van hun rechten.
• Als executeur hoor je met “bekwame spoed” een boedelbeschrijving op te stellen en toe te sturen aan de erfgenamen. Dit is een lijst met een voorlopige inventarisatie van de bezittingen en schulden die de overledene nalaat. In sommige gevallen moet deze boedelbeschrijving verplicht bij de notaris worden gemaakt. Dit is bijvoorbeeld het geval als een erfgenaam minderjarig is of onder curatele staat. Voor een zelfgemaakte onderhandse boedelbeschrijving kun je eventueel dit voorbeeld van de rechtbank gebruiken.
• Als je klaar bent met de afwikkeling leg je “rekening en verantwoording” af. Dit houdt in dat je inzage geeft in de financiën vanaf het moment van overlijden en uitleg geeft over de manier waarop je de erfenis hebt afgewikkeld. Als de erfgenamen het eens zijn met de rekening en verantwoording, dan vraag je hen om “decharge” aan jou te verlenen. Dit betekent dat ze akkoord gaan met de afwikkeling. Vervolgens stel je de erfenis ter beschikking van de erfgenamen en zit jouw taak er op.

Tussendoor ben je als executeur verplicht om de eventuele vragen van de erfgenamen te beantwoorden. Vaak zijn er discussies tussen een erfgenaam en de executeur over hoe het verder moet met de afwikkeling. Hoewel je als executeur de erfgenamen vertegenwoordigt, is het niet zo dat zij bepalen wat jij moet doen. De erfgenamen zijn niet jouw opdrachtgevers. Het is de erflater die jou het vertrouwen heeft gegeven om de erfenis af te wikkelen. Behalve het uitvoeren van zijn of haar wensen, moet je ook rekening houden met de belangen van schuldeisers, de erfgenamen en je wettelijke plichten als executeur.

Als een erfgenaam het niet eens is met hoe jij de erfenis afwikkelt, dan kan hij of zij naar de kantonrechter stappen. Handel jij voortvarend en met gezond verstand? En houd jij je aan de wettelijke verplichtingen en treed je niet buiten je bevoegdheden? Dan zal de kantonrechter normaal gezien jouw kant kiezen en heeft de erfgenaam het nakijken.

Verzekeringen

Nederlanders zijn gek op verzekeren. Wist je dat de gemiddelde Nederlander wel 8 verschillende verzekeringen heeft? Sommige verzekeringen stoppen vanzelf bij een overlijden. Andere verzekeringen stoppen pas als je deze opzegt.

• De zorgverzekering is gekoppeld aan de Basis Registratie Personen (BRP). Dit betekent dat de zorgverzekeraar automatisch bericht krijgt van het overlijden.
• Heeft de overledene een opstalverzekering, inboedelverzekering of gecombineerde woonverzekering? Zeg deze verzekeringen dan niet op voordat de woning is ontruimd en opgeleverd aan de verhuurder. Is er sprake van een koopwoning? Laat deze verzekeringen dan doorlopen tot na de overdracht bij de notaris.
• Aansprakelijkheid en rechtsbijstand. Deze verzekeringen zijn niet gekoppeld aan de BRP en moet je dus zelf opzeggen.
• Een autoverzekering loopt normaal gezien door totdat je de auto overschrijft op een andere naam. Maar check het wel even voordat je in de auto stapt om deze te verplaatsen. Neemt een erfgenaam de auto over? Wijs de erfgenaam er dan op dat hij een eigen verzekering moet afsluiten. De dekking van de oude verzekering stopt namelijk direct na de overname, ook als jij de polis nog niet hebt opgezegd.
• De overledene kan één of meer overlijdensrisicoverzekeringen hebben afgesloten. Een dergelijke polis kan bijvoorbeeld gekoppeld zijn aan de hypotheek, een doorlopend krediet of een autofinanciering. Maar de overledene kan ook een losse polis hebben die nergens aan gekoppeld is. Ook deze verzekeraars krijgen geen bericht van de BRP. Je moet er dus zelf achteraan.

Pensioen en AOW

Nederlandse pensioenfondsen krijgen automatisch bericht van het overlijden. Pensioenfondsen sturen meestal snel een brief met een eindopgave. Mogelijk krijgen één of meer nabestaanden een uitkering van het pensioenfonds. Dit kan bijvoorbeeld een nabestaandenpensioen zijn of een wezenpensioen of een eenmalige overlijdensuitkering.

Uiteraard is ook de Sociale Verzekeringsbank (SVB) gekoppeld aan de BRP. Alles rondom de AOW zou dus automatisch moeten gaan.

Woonde de erflater in het buitenland? Of ontving de erflater pensioen vanuit het buitenland? Dan moet je waarschijnlijk zelf in actie komen. Mogelijk wordt het overlijden niet automatisch doorgegeven aan Nederlandse instanties. Een buitenlands pensioenfonds heeft waarschijnlijk een bericht van jou nodig om het pensioen stop te laten zetten. Laat dit niet op z’n beloop want je wilt uiteraard geen terugvorderingen of boetes ontvangen van instanties.

Het verkopen van de woning

Over het afwikkelen van erfenissen kan iedere notaris wel een boek schrijven. Van verstopte vuurwapens tot verdwenen kunstwerken, van tientallen erfgenamen over de hele wereld tot een oorlogsvoorraad conservenblikjes. Ik heb het allemaal al meegemaakt. Mocht je denken dat het werk van de notaris saai is, ga dan maar eens een week meelopen op de afdeling boedelafwikkeling. Je kunt het zo gek niet verzinnen of het gebeurt.

De meest bijzondere situaties doen zich vaak voor bij erfenissen waarin een koophuis zit. Het is niet te doen om voor elke situatie en ieder probleem een perfecte handleiding te maken voor de executeur testamentair. Dit zijn een paar “best practices” voor de executeur die te maken heeft met een koophuis:

• Vraag in een vroeg stadium of één of meer erfgenamen interesse hebben om het huis over te nemen.
• Zit er nog een hypotheek op het huis? Dit is formeel gezien een schuld van de nalatenschap. Het is één van de kerntaken van de executeur om de schulden van de erfenis af te lossen. Ook als een of meer erfgenamen de woning willen overnemen, moet jij er op toezien dat de hypotheek wordt afgelost of overgesloten.
• Wil geen van de erfgenamen het huis overnemen en is een verkoop de enige manier waarop je de hypotheek kunt aflossen? Dan ben jij als executeur zelfstandig bevoegd om het huis te verkopen.
• Zet het huis te koop op Funda bij een lokale NVM makelaar. Wijk hier niet van af zonder akkoord van alle erfgenamen.
• Is er verschil van mening over welke makelaar de verkoop moet gaan regelen? Laat dan de ene partij drie lokale NVM makelaars uitzoeken waarvan de andere partij er één mag kiezen. Werkt dat ook niet, dan moet jij maar een keuze maken.
• Maak geen bijzondere verkoopkosten zonder een akkoord van de erfgenamen. Denk bijvoorbeeld aan een verkoopstyling met huurmeubelen of een opknapbeurt voor de tuin door een hovenier. Dit kunnen uitstekende ideeën zijn, maar doe het niet zonder overleg.
• Spreek met de makelaar af dat je een “niet-zelfbewoningsclausule” wilt opnemen en eventueel een “ouderdomsclausule”.
• Heeft de overledene de woning gekocht tijdens een huwelijk of partnerschap en is dat vervolgens beëindigd? Of is de erflater weduwnaar of weduwe geworden na de aankoop? Controleer dan heel goed wie de huidige eigenaren zijn van de woning. Jij bent alleen maar executeur van de erfenis. Een deel van het huis kan in theorie buiten de erfenis vallen. Je bent als executeur niet bevoegd tot verkoop van het aandeel van een ex-partner van de erflater. Ook ben je niet bevoegd tot verkoop van het aandeel van de erfgenamen van een overleden partner.
• Ik heb al vaak meegemaakt dat een erfgenaam geen realistisch beeld heeft van de waarde van de woning. Heb je de woning op een normale manier te koop gezet maar vindt een erfgenaam het hoogste bod te laag? Dan zou ik zeggen dat de betreffende erfgenaam de woning zelf maar moet overnemen voor dat bedrag. Wil de erfgenaam dat niet? Zeg dan dat je de woning gewoon gaat verkopen voor dit bedrag, tenzij de erfgenaam de kantonrechter vraagt om een beslissing te nemen. Deze werkwijze is conform de wet.
• Vraag bij twijfels of discussies over je zelfstandige bevoegdheid tot verkoop altijd advies aan een notaris. Betaal de kosten voor dit advies uit de erfenis.
• Realiseer je dat het huis in beginsel leeg moet zijn bij de overdracht. Jij gaat deze verplichting aan als executeur, maar mogelijk moeten de erfgenamen deze verplichting nakomen omdat het hun spullen zijn. Maak daarom in een vroeg stadium duidelijke afspraken over de ontruiming.

De belastingen

Als executeur moet je meerdere belastingaangiften indienen. Als je pech hebt mag je zelfs over twee jaren (het huidige en het vorige) nog aangifte inkomstenbelasting doen. Het kan een goed idee zijn om deze aangifte uit te besteden. Liet de erflater de aangifte al verzorgen door een professional? Vraag dezelfde partij dan om ook de laatste aangifte(n) te doen.

De belastingdienst stuurt eerst een formulier waarop je kunt aangeven dat jij de contactpersoon bent. Je krijgt daarna vanzelf een F-formulier voor het indienen van de laatste aangifte.

Was de erflater ondernemer? Vergeet dan niet de andere belastingen, zoals de vennootschapsbelasting en de omzetbelasting. Besteed deze aangiftes uit indien je er zelf geen verstand van hebt.

De aangifte erfbelasting kun je online invullen. Dit is een stuk efficiënter dan de papieren aangifte. Je kunt bij de online versie namelijk eenvoudig wijzigingen aanbrengen. Ook kun je een concept opslaan en later verder gaan. Of je kunt het concept downloaden en ter beoordeling doorsturen aan de erfgenamen of je notaris.

Heb je hulp nodig bij de aangifte erfbelasting? Schakel dan iemand in met ervaring. Elke fiscalist mag je helpen, maar niet iedereen heeft er verstand van. Notarissen kunnen je ook adviseren bij de aangifte. Wat je bijvoorbeeld kunt doen is zelf online een concept maken en deze downloaden en afdrukken. Vervolgens maak je een afspraak bij de notaris op kantoor om samen de concept aangifte door te nemen. Denk er aan om ook het laatste testament mee te nemen. Eventueel kun je je laptop meenemen zodat je direct aanpassingen kunt doorvoeren in de online versie.

• Meer informatie van de belastingdienst over de IB aangifte na overlijden.
• Hier kun je online aangifte doen voor de erfbelasting.
• Zo bereken je de erfbelasting in 2025 (voorbeelden).
• Zo bereken je de erfbelasting in 2026 (voorbeelden).

Het verdelen van de spullen

Heeft de erflater niet in zijn testament of codicil bepaald wie welke goederen krijgt? En staat er ook niet in het testament dat jij als “afwikkelingsbewindvoerder” de inboedel zelfstandig mag verkopen of verdelen over de erfgenamen? Dan is het een taak van de erfgenamen zelf om de spullen van de erflater te verdelen. Van jou als executeur wordt uiteraard wel verwacht dat je hierbij de regie houdt. Jij bent namelijk tijdens de afwikkeling de beheerder van deze spullen.

Dit zijn een paar ideeën die je kunt voorleggen aan de erfgenamen:

• Verkoop kunst, antiek en sieraden openbaar via een veilinghuis.
• Organiseer zelf een besloten veiling waarbij alleen de erfgenamen mogen bieden.
• Als de inboedel waardevol is dan kun je deze ook laten taxeren. Vervolgens vraag je iedere erfgenaam welke goederen hij of zij wil overnemen voor de taxatiewaarde.
• Verloot alle bezittingen over de erfgenamen en laat ze vervolgens met elkaar ruilen.

Uiteraard geldt voor elk van deze opties dat je dit alleen kunt doen met instemming van alle erfgenamen.

Houd de ervenrekening aan tot het einde van de afwikkeling

Een laatste tip betreft de zogenoemde ervenrekening. Daarmee wordt de bankrekening van de overledene bedoeld tussen het overlijden en het einde van de afwikkeling. Laat alle betalingen via deze bankrekening lopen. Probeer te voorkomen dat je dingen contant betaalt. Schiet ook geen bedragen voor vanaf je eigen bankrekening, tenzij het niet anders kan. Op deze manier is de ervenrekening een compleet kasboek van de afwikkeling.

Dit maakt de rekening en verantwoording aan het eind een stuk eenvoudiger. Je kunt namelijk via internetbankieren een afschrift in PDF formaat downloaden met een zelfgekozen begindatum en einddatum. Op deze manier kun je dus één afschrift maken die de volledige periode van de afwikkeling omvat.

Heb je toch contante uitgaven gedaan of heb je zelf kosten voorgeschoten die je retour wilt ontvangen? Bewaar dan een bonnetje van iedere uitgave zodat je desgevraagd kunt aantonen dat alles klopt.

Keer geen voorschotten uit aan de erfgenamen tenzij de onderlinge verhoudingen uitstekend zijn. Je zou niet de eerste executeur zijn die het geld al heeft overgemaakt en daarna nog in een rechtszaak belandt over de rekening en verantwoording. Laten de verhoudingen te wensen over? Maak dan geen cent over aan de erfgenamen voordat alle schulden, kosten en belastingen zijn betaald en alle erfgenamen schriftelijk decharge aan jou hebben verleend.

Meer lezen?

• Meer uitleg over het verdelen van spullen.
• Tips van de RDW over het erven van een auto.
• Je hoort als executeur de erfenis af te wikkelen binnen 18 maanden na het overlijden.
• Extra tips over het koophuis als één van de kinderen is onterfd.
• Meer uitleg over AOW na overlijden.
• Handige checklist van de overheid voor de executeur testamentair.