De meeste ondernemers laten zich niet gemakkelijk overhalen om uit voorzorg naar de notaris te gaan. Als ondernemer heb je altijd wel iets anders aan je hoofd wat urgenter is. Je lost liever je huidige problemen op dan dat je bezig gaat met mogelijke toekomstige problemen. Helaas geldt ook voor juridische kwesties dat voorkomen beter is dan genezen. Het is absoluut de moeite waard om als ondernemer je zaken goed te regelen bij de notaris.
1. Levenstestament
De afgelopen tien jaren hebben meer dan een miljoen (!) Nederlanders een levenstestament gemaakt bij de notaris. Een levenstestament is een notariële akte waarin je uit voorzorg een algemene volmacht verleent aan je vertrouwenspersoon. Dit kan bijvoorbeeld je partner zijn of één van je kinderen. Een dubbele volmacht is ook mogelijk. Zo zijn er bijvoorbeeld ondernemers die een zakelijke volmacht geven aan hun compagnon en een persoonlijke volmacht geven aan hun partner. Dit kun je in één document regelen bij de notaris.
De meeste levenstestamenten worden gemaakt door oudere echtparen met volwassen kinderen. De volmacht in het levenstestament zorgt er voor dat iemand bevoegd is om de bankzaken te regelen indien de volmachtgever wilsonbekwaam wordt. Denk bijvoorbeeld aan dementie of een coma. Maar ook bij een plotselinge ziekenhuisopname kan het handig zijn om een levenstestament te hebben.
Je moet een levenstestament niet verwarren met een gewoon testament of een euthanasieverklaring. In een gewoon testament leg je vast wie je erfenis krijgt. In een euthanasieverklaring leg je vast hoe je denkt over het levenseinde. De basis van het levenstestament is een algemene volmacht. Daarmee kan je vertrouwenspersoon namens jou een handtekening zetten als je dit zelf niet meer kunt. Hoewel het levenstestament ziet op de laatste fase van je leven, staat het los van je erfenis of het daadwerkelijke levenseinde. Deze twee andere onderwerpen kun je in andere documenten regelen.
Voor een ondernemer is het belangrijk om een levenstestament te hebben. Stel dat je door een ongeluk niet meer in staat bent om leiding te geven aan je bedrijf. Zonder een volmacht is niemand bevoegd om jou te vertegenwoordigen als ondernemer, aandeelhouder, directeur, belastingplichtige, enzovoorts.
Je kunt in het levenstestament bepalen dat de volmacht pas ingaat bij wilsonbekwaamheid. Ook kun je bijvoorbeeld een gezamenlijke volmacht aan twee personen geven. In dat geval mag één persoon niet iets regelen zonder de andere persoon daarbij te betrekken.
2. Testament
Er zijn twee zekerheden in het leven: de dood en belastingen. Stel dat je overlijdt terwijl je nog actief bent als ondernemer. Wie erft in dat geval je bedrijf? En wie is bevoegd om de zaken te regelen na je overlijden? De volmacht in een eventueel levenstestament eindigt. De daarin benoemde persoon mag jou dus niet meer vertegenwoordigen na je overlijden. Zonder testament erven je wettelijke erfgenamen de onderneming. Samen moeten ze beslissen wat ze hiermee gaan doen. Verkopen? Voortzetten? Stoppen? Staan de neuzen wel dezelfde kant op als jij er niet meer bent? Het is beter om zelf aan te geven wat de bedoeling is.
Allereerst kun je een erfstelling opnemen in je testament. Ben je niet getrouwd en heb je geen kinderen? Dan zijn je ouders, broers en zusters je erfgenamen. In plaats hiervan kun je bijvoorbeeld je partner tot erfgenaam benoemen. Het is ook mogelijk om alleen het bedrijf aan één specifieke persoon na te laten. Je kunt bijvoorbeeld je kinderen tot gezamenlijke erfgenamen benoemen maar het bedrijf aan één specifiek kind legateren.
Zo’n legaat kan al dan niet “tegen inbreng” zijn. Zonder inbreng betekent dat het bedrijf naar één persoon gaat zonder dat hij of zij de waarde moet vergoeden aan de (andere) erfgenamen. Met inbreng betekent dat de waarde wel moet worden vergoed aan de erfgenamen. In dit geval kun je het legaat dus zien als een soort overnamerecht. Het opnemen van een dergelijk legaat is vooral van belang als je beoogde bedrijfsopvolger geen erfgenaam is. Bijvoorbeeld als het een werknemer is.
Voor het afwikkelen van de erfenis kun je een executeur benoemen. Als er sprake is van een onderneming kun je overwegen om een professionele executeur te benoemen.
Heb je minderjarige kinderen en ben je niet meer samen met de andere ouder van je kinderen? Realiseer je dan dat je ex-partner de wettelijke vertegenwoordiger is van je kinderen als jou wat overkomt. Zonder testament bepaalt je ex-partner dus wat er met het bedrijf gebeurt als jij overlijdt! Dit kun je voorkomen door een testamentair bewind in te stellen. Dit houdt in dat je iemand anders tot bewindvoerder benoemt totdat de kinderen oud genoeg zijn om de erfenis zelf te beheren.
3. Huwelijkse voorwaarden
Sinds 2018 ontstaat er bij het aangaan van een huwelijk of geregistreerd partnerschap geen “algehele” gemeenschap van goederen meer. In plaats hiervan ontstaat er nu een “beperkte” gemeenschap van goederen. Het is een misverstand om te denken dat je als ondernemer niet meer naar de notaris hoeft te gaan om huwelijkse voorwaarden te maken. Juist voor ondernemers is dit nog steeds van groot belang.
Ook bij een beperkte gemeenschap van goederen ga je nog steeds samen failliet als het zakelijk verkeerd gaat. Alles wat je verdient tijdens het huwelijk valt in beginsel in de beperkte gemeenschap van goederen. In theorie kan dus het spaargeld van de één naar de zakelijke schuldeisers van de ander gaan.
Was je al ondernemer vóór het huwelijk? Dan valt je bestaande onderneming niet in de beperkte gemeenschap van goederen. Maar de winst (of een redelijk deel daarvan) moet je wel delen met je partner. Ook als je bedrijf privé vermogen is! Alleen daarom is het al belangrijk dat je als ondernemer nog steeds huwelijkse voorwaarden maakt. Bij een beperkte gemeenschap van goederen weet je niet waar je aan toe bent als het huwelijk eindigt met een scheiding.
Verder is nog van belang dat het begrip “onderneming” iets anders is dan het begrip “ondernemer”. Het is je onderneming die buiten de beperkte gemeenschap valt, maar niet je ondernemerschap. Stel bijvoorbeeld dat je vóór het huwelijk eigenaar was van een pizzeria. Deze onderneming valt niet in de beperkte gemeenschap van goederen omdat het “voorhuwelijks” vermogen is. Maar stel dat je tijdens het huwelijk ook nog een fietsenwinkel begint. Dit lijkt mij een nieuwe onderneming, toch? Alles wat je tijdens het huwelijk doet is in beginsel voor gezamenlijke rekening. Deze tweede onderneming valt dus wel in de beperkte gemeenschap van goederen!
Het maakt eigenlijk niet uit wat voor bedrijf je hebt. De beperkte gemeenschap van goederen is niet aan te raden als je ondernemer bent.
4. Besloten vennootschap
Door huwelijkse voorwaarden te maken bouw je een juridische “muur” tussen het vermogen van jou en je echtgenoot. Hetzelfde kun je doen met je eigen vermogen en het vermogen van je bedrijf. Door de onderneming in een besloten vennootschap (B.V.) te stoppen ontstaat er een afzonderlijk vermogen. Een B.V. is een zogenoemde “rechtspersoon” die partij kan zijn bij contracten. Je kunt bijvoorbeeld een pand huren met je B.V. en personeel in dienst nemen in de B.V.
Vaak wordt de keuze voor een B.V. uit fiscale overwegingen gemaakt. Vanwege de startersvoordelen kun je de eerste jaren het beste ondernemen als eenmanszaak. Zodra het voordeliger is om een B.V. te hebben kun je alsnog overstappen.
Fiscaal voordeel is mooi, maar je moet de juridische kant niet vergeten. Met een eenmanszaak ben je persoonlijk aansprakelijk voor alle zakelijke problemen. Vooral in een risicovolle sector kan het verstandig zijn om direct in een B.V. te gaan ondernemen, ook als dat fiscaal niet de beste optie is.
5. Certificering
Ben jij directeur en aandeelhouder van een besloten vennootschap? Dan kun je overwegen om je aandelen te certificeren. Dit houdt in dat je een stichting opricht en vervolgens je aandelen overdraagt aan de stichting in ruil voor certificaten. Op deze manier kun je de eigendom en de zeggenschap van elkaar scheiden. Als jij overlijdt vererven de certificaten naar je erfgenamen maar wordt het stemrecht uitgeoefend door de stichting.
Je kunt zelf bestuurder zijn van de stichting tot aan je overlijden. Vanaf dat moment bestaat het bestuur uit de personen die jij tot reserve bestuurders hebt benoemd. Stel bijvoorbeeld dat je een bedrijf wilt nalaten aan je kinderen. Zijn ze op dit moment nog te jong om zelf het bedrijf te besturen? Dan kun je door middel van een certificering het stemrecht bij iemand anders neerleggen.
Het verschilt per geval of je het beste kunt kiezen voor een testamentair bewind of een certificering. Een testament opstellen is goedkoper dan een stichting oprichten. Maar een certificering biedt wel meer zekerheid. Een testamentair bewind kan op verzoek van de kinderen worden opgeheven door de rechter. Een certificering kan niet gemakkelijk ongedaan worden gemaakt.
6. Aandeelhoudersovereenkomst
Juridische conflicten tussen aandeelhouders zijn een goudmijn voor advocaten. Daarom is het een goed idee om belangrijke afspraken vast te leggen in een zogenoemde “aandeelhoudersovereenkomst”. Je bent niet verplicht om dit als ondernemer bij de notaris te regelen, maar het is wel verstandig. Een notariële akte geeft meer zekerheid dan een onderhandse akte. De bewijskracht is bijvoorbeeld sterker.
Je kunt onder andere de volgende onderwerpen regelen in een aandeelhoudersovereenkomst:
- De situaties waarin een aandeelhouder zijn aandelen verplicht moet aanbieden aan de andere aandeelhouders.
- Wanneer een aandeelhouder verplicht is om mee te werken aan een verkoop van het bedrijf.
- Of een aandeelhouder kapitaal moet verschaffen als het bedrijf geld nodig heeft.
- Een relatiebeding en/of concurrentiebeding.