Als je het aandeelhoudersregister kwijt bent, dan kun je een nieuwe laten maken door de notaris. Dat kan een prijzige kwestie zijn, vooral als het om een oudere B.V. gaat die meerdere eigenaren heeft gehad. Hierna volgen een paar tips waarmee je hopelijk het originele register van aandeelhouders nog boven water kunt krijgen.
Doorzoek je e-mail
Zoek in je e-mail archief op de woorden “aandeelhoudersregister” en “register van aandeelhouders”. Vraag ook collega’s, zoals je compagnon of de boekhouder om even in hun e-mail te zoeken. Mogelijk kun je een e-mail vinden van de notaris of een andere partij over het opsturen of terugsturen van het register.
Vraag andere of voormalige bestuurders
Veel bestuurders bewaren de akten van de notaris niet op kantoor maar thuis. Het zou kunnen dat het aandeelhoudersregister niet kwijt is maar gewoon thuis ligt bij een andere bestuurder of een voormalige bestuurder.
Vraag je adviseurs om in hun dossiers te kijken
Mogelijk zit het aandeelhoudersregister in een dossier van je notaris, advocaat, accountant of een andere adviseur. Dat kan terecht zijn als het een lopend dossier is. Of onterecht, als het een afgerond dossier is. Je mag er van uit gaan dat adviseurs op trefwoord kunnen zoeken in hun digitale dossiers. Wie weet, komt het register op deze manier boven water.
Vraag het aan de vaste notaris van de B.V.
Jouw huidige notaris hoeft niet de notaris te zijn die de B.V. heeft opgericht. Omdat het register van aandeelhouders zo vaak kwijt raakt, bieden veel notarissen aan om het register op kantoor te bewaren. Dit houdt in dat er op het notariskantoor een grote kast staat met honderden registers. Het kan zijn dat het register nog bij de notaris ligt die de B.V. heeft opgericht.
Van naam veranderd?
Als een B.V. van naam verandert, hoort de nieuwe naam natuurlijk op de kaft van het register te worden gezet. Maar dat dit zo hoort, betekent nog niet dat het ook echt gebeurt. Check dus goed of je niet iets over het hoofd ziet.
Digitaal aandeelhoudersregister
Het kan zijn dat je helemaal niet in het bezit bent van een papieren aandeelhoudersregister maar wel een digitaal exemplaar hebt. Bijvoorbeeld in de vorm van een scan van het papieren exemplaar of een andere digitale vorm. Ook een gedateerde scan is al heel fijn om te hebben. Want een eventuele reconstructie ziet in dat geval alleen op de periode na de datum van de scan.
Hoe ziet het aandeelhoudersregister er uit?
Papieren aandeelhoudersregisters zijn er in verschillende kleuren. Het register kan vast-bladig of losbladig zijn. Het is gebruikelijk dat de notaris die de B.V. opricht ook het register maakt. De meeste notarissen werken jarenlang met hetzelfde type register. Zoeken kan makkelijker zijn als je weet hoe groot het register is en welke kleur het heeft. Als de B.V. nog niet heel oud is, kan de notaris je waarschijnlijk vertellen waar je naar moet zoeken.
Meer lezen?
- Aandelen verkopen kan niet (meer) zonder notaris.
- In de toekomst komt er een centraal digitaal aandeelhoudersregister.
Veelgestelde vragen:
Is een aandeelhoudersregister openbaar?
Nee, het register van aandeelhouders is niet openbaar. Alleen wanneer een B.V. maar één aandeelhouder heeft, is dit openbare informatie die je bij het handelsregister kunt inzien.
Wat is een kopie aandeelhoudersregister?
Veel notarissen bewaren het originele aandeelhoudersregister na de oprichting van de B.V. op kantoor. De directie van de B.V. ontvangt vervolgens een kopie aandeelhoudersregister. Als je zo’n kopie vindt, mag je er van uit gaan dat het origineel dus nog bij de notaris ligt.
Wie stelt een aandeelhoudersregister op?
Het is gebruikelijk dat de notaris het aandeelhoudersregister maakt en dat de directeur alleen maar een handtekening zet onder de ingevulde gegevens.
Wie mag het aandeelhoudersregister wijzigen?
Het bijhouden van het aandeelhoudersregister is een verantwoordelijkheid van het bestuur (de directie) van de B.V. Het is gebruikelijk dat de notaris wijzigingen invoert in het register en dat de directeur alleen maar een handtekening zet onder de nieuwe gegevens.